【コラム】業務効率化のためのGmail活用法~署名の意外な使い方とは?~

Gmail

 

Gmail

 

 

僕の会社では、Gmailを使っているんですが、

ある機能を使うことで、飛躍的に業務効率が上がりました。

 

これを設定しておくだけで、時間の短縮になるだけじゃなく、

無駄なことに頭を使わなくていいので、

もし設定してない人がいたら設定することをお勧めします!

 

 

業務効率化に繋がるGmailのある機能とは?

 

業務効率化に繋がる機能とは……

署名機能です。

 

「そんなの使ってるよ」と言われそうですが、

署名機能を署名だけで終わらせない

ということがポイントです。

 

どういうことかというと、通常、署名というのは、

文章の最後に所属や名前、連絡先などを入れるものです。

 

Gmail署名

 

 

それが普通の使い方ですが、

その一歩先が、定型文を先に入力しておく

というものです。

 

例えば、ぼくの仕事は社内へのメールが多く、

 

お疲れ様です。

標記の件、添付資料にて送付いたします。

よろしくお願いいたします。

 

 

という文章を使うことが多いので、

それを予め署名に設定しておきます。

 

Gmail署名(定型文)

 

こうすることで、返信や新規作成を押すと、

署名だけでなく、この文章も事前に入った状態でメール作成ができます。

 

Gmail署名(新規作成)

 

 

手を加える必要がなければ、

そのままファイルなどを添付して送信するだけで、

文字を打つ必要がありません。

 

もし、まったく異なる文章だとしても、

この文を消すだけなので、

1から文字を入力する労力と比べたら、手間は多くありません。

 

ぼくの場合は、社内に送るメールが多いので、

こういった設定にしていますが、

社外に送るケースが多ければ、

よく使う文言を事前に入力しておけば業務効率は上がります。

 

 

脳を別に使えるというメリット

 

この機能を使うメリットは

入力の手間が省けるだけではありません。

 

文字を入力するということは、

頭の中で文を考えてキーボードを打つということです。

 

この頭の中で考えて……という部分が省略できるだけでも、

考えることが減り、他のことに頭をまわせるということになります。

 

メール対応は1つ1つの作業は少ないかもしれませんが、

それが積み重なると膨大な時間を割くことになり、それだけ頭を使うことになります。

 

その時間を少しでも短縮できれば、トータルで考えると大きな効率化に繋がります。

 

もし、ある程度決まった定型文があれば設定することをオススメします。

 

 

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